تم بحمد الله تدشين الموقع

 

 

 

من نحن

 

 

 

مكتب الوكلاء الموحد

 

مكتب الوكلاء الموحد هو امتداد لطائفة الوكلاء ويتولى خدمة كافة جنسيات وفئات حجاج الخارج في جميع المنافذ الجوية والبحرية والبرية بمرحلتي القدوم والمغادرة  ويضطلع بخدمات ومسئوليات لها أهمية بالغة ومن خلالها تتمكن الجهات الخدمية الأخرى من تأدية مهامها.

 

مجلس الإدارة

 

 

 

 

 

 

 

 

الهيكل التنظيمي

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الخطة الإستراتيجية

رسالة المكتب

مستلهمين الشعار الذي احتضنته وزارة الحج (خدمة الحاج شرف وأمانة ومسؤولية ) ولكوننا همزة الوصل بين الحجاج ومؤسسات الطوافة والإدلاء، فقد جعلنا رسالتنا المبادرة والتواصل والتميز المستمر خدمة ومنفعة لضيوف الرحمن ولكافة الجهات ذات العلاقة في المنافذ السعودية.

الأهداف

القيم الجوهرية

الحـاج محور الاهتمام

شرف الخدمة

الأجر والثـواب

الإخــلاص في العـمل

التـعاون والتـواصل

  

الأهداف الإستراتيجية

(1)

(2)

(3)

(4)

خدمة الحجاج فيما يخص إنهاء إجراءات دخولهم إلى المملكة عبر مختلف المنافذ  (البرية والبحرية والجوية).

الارتقاء بمستوى كفاءة أداء الفرق المعنية لضمان سرعة إنهاء إجراءات دخول الحجاج للمملكة

الاستعداد المبكر لاستقبال الحجاج بتوفير كافة الموارد اللازمة والتطوير المستمر حسب المستجدات وأعداد الحجاج

التنسيق المتواصل والبناء مع كافة الجهات ذات العلاقة بالشؤون الإدارية والخدمية للحج والحجاج

 

الأهداف الفرعية

   السرعة والدقة في إنهاء الإجراءات أولا بأول

  استقبال الحجاج والترحيب بهم ومساعدتهم و توعيتهم و إرشادهم

  الاهتمام بذوي الاحتياجات الخاصة ورعايتهم

  استيفاء أجور أرباب الطوائف، أجور الخيام بالمشاعر، و أجور النقل من الحجاج

   تقليص فترات بقاء الحجاج في المنافذ

  المحافظة على جوازات سفر الحجاج وأمتعتهم

  زيادة فاعلية أداء وسرعة فرق العمل

  تفعيل دور الفرق الميدانية لخدمة وإرشاد الحجاج

  نقل وتبادل معلومات الحجاج الكترونيا مع الجهات الأخرى

  تنظيم عملية استيفاء أجور أرباب الطوائف من الحجاج

  تنظيم عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج بالمنافذ وسدادها للنقابة  العامة للسيارات

  رفع كفاءة خدمة أمتعة الحجاج بالمنافذ

  التخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية لاستقبال الحجاج

  تكريس الإيجابيات، ورصد السلبيات لتلافيها

  إجراء الدراسات لتطوير إجراءات العمل لما يستجد

  توحيد وتوثيق الإجراءات الخدمية المتبعة

  إقامة الندوات التعريفية وورش العمل لتأهيل العاملين بالمكتب

  تهيئة وتطوير مواقع المكتب في المنافذ

  تأمين شبكة الاتصالات السلكية واللاسلكية لضمان التواصل المستمر  بين أقسام المكتب

  تطوير برامج وأنظمة الحاسب الآلي

  التنسيق مع وزارة الحج لضمان جودة وسرعة الخدمة

  التنسيق و إبرام الاتفاقيات مع جميع بعثات الحج الرسمية  والشركات

  التنسيق مع أرباب الطوائف لضمان التفويج بيسر وسهولة

  التنسيق مع النقابة العامة للسيارات لتوفير وسائل النقل

  التنسيق مع وزارة الصحة في الحالات المرضية والوفيات

  التنسيق مع الجهات الرسمية للدول بخصوص الأوراق الثبوتية

  التنسيق مع أجهزة الإعلام لإبراز دور المكتب في خدمة الحجاج

  التنسيق مع مصلحة الطيران المدني وشركات الطيران

 

 

المبادرة

بتقديم خدمة متميزة منذ وصول الحاج القادم إلى الأراضي المقدسة. والعمل على تسهيل تنقلاته إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة. ومن ثم تسهيل إجراءات عودته إلى بلاده بعد أداء الفريضة سالما غانما بإذن الله.

 

التواصل

بربط خدمات مكتب الوكلاء الموحد واتصالاته بوزارة الحج، وبمؤسسات الطوافة بمكة المكرمة، ومؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة. وكذلك بشركات نقل الحجاج المعتمدة، والسلطات الحكومية الخدمية العاملة في مجال الحج، وشركات نقل الحجاج الجوي والبحري والبري.

 

التميز

عن طريق أداء الخدمة في وقت قياسي وبكفاءة عالية للحجاج والتعاون في تبادل واستكمال المعلومات وتكامل الخدمات مع جميع المؤسسات والجهات العاملة في الحج.

 

 

 

الإنجازات

 

 خطوط التميز

نجح المكتب في الارتقاء بعمله وتحقيق الكثير من الإنجازات والتطوير المستمر لأداء العمل

     تطوير الإجراءات

     تطوير الموارد البشرية

     نظم المعلومات

     الميكنة

     رسائل و خطابات الشكر

تطوير الإجراءات

عمل المكتب منذ نشأته على تحقيق أهم أهدافه المتمثلة في تبسيط إجراءات الحجاج وذلك بتطويرها وتوحيدها وتوثيقها وتدريب الموظفين عليها بما يكفل سرعة إنهائها وإنجازها لتقليص فترات تواجد الحجاج بالمنافذ وتمكينهم من التوجه إلى كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة.

 

إن من يتابع الأعمال المنفذة سواء بمطار الملك عبد العزيز بجدة أو ميناء جدة الإسلامي للقادمين بحرا أو المنافذ البرية يلمس مدى التطور الكبير في تسهيل الإجراءات لحجاج بيت الله الحرام ومعالجة كافة السلبيات التي برزت أبان العمل الفردي قبل تأسيس المكتب أو ما استجد في موسم كل حج. وإن من يتتبع تطور الإجراءات لمكتب الوكلاء الموحد خلال السنوات الماضية يلمس مدى التحسن المستمر في أدائه في جميع المجالات.

 

لقد تمخضت تجربة المكتب خلال السنوات الأولى من إنشائه على رفع الأداء وتعزيز جودة الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن عن طريق الدراسة الاستقرائية بحيث يتم تحديد مواطن السلبيات ومن ثم رصد الحلول المناسبة لها. ثم الحرص على الارتقاء بالخدمة نحو الأفضل.  وفي ضوء الدراسات والبحوث التي قام بها المكتب بواسطة الأخصائيين تم الآتي:

     دليل الإجراءات

     إصدار الوثيقة الموحدة

     كارت المعلومات

     تطوير ملصق سداد أجور الخدمات

     لمحة تاريخية عن الإجراءات

دليل الإجراءات

بغرض تطوير الأداء وزيادة الفاعلية وتأمين تناسق العمليات المختلفة للمكتب وخدماته، فقد قام نخبة من المتخصصين بتوثيق كافة الإجراءات المتبعة. وتم إعداد وتحديث دليل الإجراءات لكافه الأقسام والإدارات.

إصدار الوثيقة الموحدة

تم إعداد وثيقة موحدة للحاج لاختصار العديد من الإجراءات التي تتم للجواز العادي. وتستخدم هذه الوثيقة لمرة واحدة. ونفذت فكرة الوثيقة الموحدة عام 1401 هـ، بعد أن تم القناعة بها من جانب معالي وزير الحج وتأييد صاحب السمو الملكي وزير الداخلية، وصاحب السمو الملكي وزير الخارجية. ثم عممت على كافة بلدان العالم العربي والإسلامي الذي أبدى كل دعم تمثل في تنفيذها بنسبة 80% من قبل كافة الدول الإسلامية والعربية. وقد حققت هذه الوثيقة الفوائد التالية:

      تبسيط إجراءات المرحلة وتقلص مدة الانتظار إلى أقل من ساعتين

      تمكين بعثات الحج من سهولة حصر حجاجها وضبط تسديد حساباتها

      تقليص ظاهرة ضياع جوازات الحجاج

     تحقيق العديد من الفوائد الأمنية

كارت المعلومات

طبق كارت المعلومات على الحجاج القادمين والحاملين لجوازات دولية. ويعتبر هذا الكارت خاصا بهذه النوعية من الحجاج، ومكملا للوثيقة الموحدة. ويتم الانتهاء من تسجيل معلومات كل حاج في وقت لا يتعدى دقيقتين اثنتين.

تطوير ملصق سداد أجور الخدمات

تم تطوير هذا الملصق ليساعد على إنهاء إجراءات استقبال الحجيج ونقلهم. ويدل الملصق على سداد الحاج لأجور الخدمات. يوضع الملصق على صفحة من صفحات الجواز لتتمكن بموجبه مؤسسات الطوافة من التحقق من سداد الحجاج لأجور خدمات أرباب الطوائف من عدمه.

لمحة تاريخية عن الإجراءات

كانت مهن أرباب الطوائف التي يمارسها المطوفون والإدلاء والوكلاء والزمازمة تتم بطريقة فردية منذ إنشائها. وأمام السلبيات المتكررة والمعاناة الشديدة وزيادة النفقات في الخدمات وكثرة الإجراءات فكر كبار الوكلاء ببدء التجربة بالعمل الجماعي مسترشدين بالموافقة السامية الكريمة التي أتاحت لكل طائفة أن توحد خدماتها عن طريق لجان أو مكاتب تشكل بموافقة وزارة الحج. ورفع الأمر لمعالي وزير الحج آنذاك السيد حسن كتبي وصدر قرار بإنشاء المكتب تحت رقم 625/ق في 7/8/1395. وقد تزامن بدء العمل مع بدء العمل بنظام التوزيع ونظام المتوسطات وكان لهذا القرار فعاليته في تخفيف معاناة الكثير من الوكلاء ومن أهمها:

     اختفاء ظاهرة البحث عن الوكيل من قبل الحاج

     مركزية الخدمات في جهة واحدة

     تمكين المكتب من إجراء الدراسات والبحوث وانسب الحلول للسلبيات

     توحيد الجهة المصدرة للمعلومة التي تعطى لوزارة الحج وأجهزة الأمن وغيرها من جهات الاختصاص

وتم إسناد رئاسة مكتب الوكلاء الموحد للوكيل الشيخ محمود صالح أبو زيد لما يتميز به من خبرة بأعمال الوكلاء وأرباب الطوائف الأخرى ولما يتمتع به من اتزان ورجاحة عقل وحسن تصرف.

 

تطوير الموارد البشرية

تم تحقيق التالي في إطار خطط تطوير الموارد البشرية:

     عقد الدورات والندوات التعريفية و ورش العمل

     التوسع في إشراك المواطنين للعمل في خدمة ضيوف الرحمن

     توفير عوامل جذب المواطنين لخدمة ضيوف الرحمن

     إشراك ذوي الاحتياجات الخاصة في أعمال المكتب وتوظيفهم

     التكريم السنوي للمتميزين في إنتاجياتهم ومساهمتهم

عقد الدورات والندوات التعريفية و ورش العمل

بناء على نتائج العديد من الدراسات والبحوث الميدانية التي وضعت لتطوير العمل، أهتم المكتب بتطوير الموارد البشرية حيث يقوم بصفة مستمرة بتقديم الكثير من الدورات التعريفية على جميع المستويات لتحسين أداء العمل. ويولي المكتب أهمية خاصة لإعداد وتأهيل الكوادر والقوى البشرية باعتبارها أهم الركائز الأساسية التي يعتمد عليها في القيام بواجباته والمهام المناطة به في كافة منافذ الدخول الجوية والبرية والبحرية. حيث قام المكتب بعقد العديد من الدورات التدريبية لجميع العاملين. وحاضر فيها نخبة من المتخصصين. كما عقدت الكثير من ورش العمل المختلفة لتدريب العاملين تدريباً عملياً باستخدام نماذج من المستندات التي سيتعاملون معها. وتم ربط إتمام عملية توظيفهم بحضور هذه الدورات والورش. كما حرص المكتب على توفير العديد من الدورات التعريفية قبل الموسم وخلاله حيث يتم التدريب على رأس العمل. ويحاضر في هذه الدورات نخبـة من المتخصصين في كل مجال. وتشمل الدورات التعريفية العديد من الموضوعات مثل سلوكيات التعامل الإيجابي وأساليب التعاون مع الحجاج. ودورات تخصصيه تشمل كافة الأعمال بالمكتب. وتعقد دورات تدريبية تتعلق بالهيكل التنظيمي لكل قسم والأهداف الأساسية لإنشائه والمهام الأساسية لموظفيه.

التوسع في إشراك المواطنين للعمل في خدمة ضيوف الرحمن

حرص مكتب الوكلاء الموحد على اجتذاب وتأهيل العديد من الشباب السعودي للعمل في منافذ الوصول والقدوم لتحقيق رغبتهم وقيمهم التي توارثوها من الأجداد في خدمة ضيوف بيت الله الحرام. فتم توظيف أكثر من ثلاثة آلاف شاب سعودي من حملة الدراسات العليا والجامعيين والوكلاء وأبنائهم. وحقق مكتب الوكلاء الموحد نسبة 100% من توظيف المواطنين في الوظائف الإشرافية ونسبة 92% في الوظائف الإدارية (اضغط على الرابط للتعرف على تطور نسبة توظيف المواطنين).

 

تطور نسبة توظيف المواطنين

توفير عوامل جذب المواطنين لخدمة ضيوف الرحمن

ساهم المكتب عن طريق البرامج التدريبية بصورة مباشرة في تأهيل الشباب السعودي للعمل. وخطا المكتب خطوات أخرى لجذب المواطنين تمثلت بالآتي:

 

     التركيز على تسليم المراكز القيادية لمن عمل في أكثر من موسم وكذلك لمن هم من حملة الشهادات العليا

     الإعلان في كافة الصحف المحلية و العالمية ولأكثر من شهرين لاجتذاب إعداد كثيرة

     زيادة الرواتب حسب الدرجة العلمية

     منح مكافآت للمجدين من المسئولين ورؤساء الأقسام

     تخفيض ساعات العمل من 12ساعه إلى 8 ساعات يوميا

     تخصيص وسائل المواصلات اللازمة لنقل الموظفين من والى مبنى الحجاج

وقد أثمرت هذه السياسات وأدت بعون الله وتوفيقه إلى مضاعفة أعداد الموظفين السعوديين العاملين بمكتب الوكلاء الموحد. وإلى توظيف أعداد كبيرة من أساتذة الجامعات السعودية ومن المهندسين وأصحاب الكفاءة والمهارة والخبرة من أجل ضمان القيام بخدمات الحجاج على أكمل وجه.

إشراك ذوي الاحتياجات الخاصة في أعمال المكتب وتوظيفهم

يشارك العديد من ذوي الاحتياجات الخاصة في أعمال مكتب الوكلاء الموحد حيث يساهم المكتب بصورة مباشرة في دمجهم ضمن مجتمعهم المسلم الكبير ويتيح لهم فرصة المساهمة في خدمة حجيج الرحمن حيث لا تقف احتياجاتهم الخاصة عائقا في وجه عملهم النبيل.

التكريم السنوي للمتميزين في إنتاجياتهم ومساهمتهم

يحتفل مكتب الوكلاء الموحد سنويا في نهاية موسم كل حج بتكريم العاملين المتميزين بالمكتب من الوكلاء والكفاءات المخلصة. ويضم أرشيفنا الكثير من الصور المبهجة لحفلات التكريم وللمكرمين (فضلا اضغط الرابط).

 

نظم المعلومات

تم إنشاء شبكة معلومات متطورة باستخدام أجهزة الحاسب الآلي. وكانت بداية العمل بالحاسب الآلي في عام 1404 هـ. وكان يتم خلال موسم كل حج تصميم البرامج اللازمة للحجاج، بما في ذلك تطوير برامج نظام الشيكات ونظام إصدار كشوف الرحلات وبرامج شئون الموظفين وحسابات الوكلاء وأرباب الطوائف ونظام قسم خدمات الحجاج. وفي عام 1422هـ تم الربط الآلي بين قاعدة معلومات مكتب الوكلاء الموحد ووزارة الحج لتبادل المعلومات وبيانات الحجاج إلكترونيا مع توفير قاعدة معلومات تمكن المكتب من إجراء دراسات سليمة على أساس البيانات المسجلة والمجمعة في سجلات الحاسب الآلي. وبإدخال نظم الحاسب الآلي تم تحقيق النتائج التالية:

     سرعة إعداد البيانات عن كل حاج

     رفع مستوى صحة المعلومات المطلوبة عبر التحكم في دقة البيانات المدخلة

     الدقة وسهولة البحث عن بيانات الحجاج عند الحاجة

الميكنة

حرص مكتب الوكلاء الموحد على تطوير الأداء على اعتبار أن أول انطباعات الحاج القادم لن تكون إلا نتاجا لما يقدمه له المكتب من خدمات يحوطها الترحاب والاحترام لقاصدي بالحجاج. الحرام من بقاع المعمورة. وفي سبيل تطوير الأداء قام مكتب الوكلاء الموحد بإنفاق استثمارات كبيرة لتطوير أدائه وتوفير الآليات والمعدات والقاطرات الكهربائية والرافعات الآلية سعيا للتيسير على الحجاج. فعملية نقل أمتعة الحجاج في منافذ القدوم لها أهمية خاصة. ومن ثم قام المكتب بتطوير آلية لرفع أمتعة الحجاج اليدوي. على الحافلات المقلة لهم إلى مكة المكرمة والمدينة المنورة وذلك باستخدام الرافعات الآلية بدلاً من النظام اليدوي. ومواكبة من المكتب للتقنية الحديثة قام باستخدام القاطرات الكهربائية التي تعمل على قطر عربات نقل الأمتعة خصوصاً في ظل الكثافة العددية لأعداد الحجاج القادمين خلال فترات الذروة وقد راعى المكتب زيادة أعداد القاطرات بنسبة 120% ووضع الخطط الكفيلة بزيادة كفاءتها وفعاليتها والاستفادة القصوى من طاقاتها لتعميم تطبيقها لتشمل كافة مراحل نقل الأمتعة في القدوم والمغادرة.

 

ولتحقيق سهولة اتصال المسئولين والعاملين بالمكتب وسرعة التنسيق فيما بينهم بما يكفل تحقيق أقصى معدلات الأداء والإنجاز لإجراءات الحجاج، فقد قام المكتب بإنشاء شبكة اتصال لاسلكية وتم تعميمها بالمطار. ويتم تطوير هذه الشبكة على الدوام وزيادة أعداد أجهزة الاتصال لتحقيق الاستفادة القصوى منها أثناء الموسم.  

 

رسائل وخطابات الشكر

وصلتنا العديد من أوسمة التقدير التي يفخر موظفي مكتب الوكلاء الموحد بها ويعتبرونها دافعا لهم للعطاء المستمر من كل من الجهات التالية (فضلا اضغط على الرابط الموجود أمامها لاستعراضها):

     معالي وزير الحج

     إدارة الجوازات

     الخطوط الجوية العربية السعودية

خطابات الشكر والتقدير

خطوط التميز

مع أن الحج من الأعمال الموسمية إلا أن مكتب الوكلاء الموحد يظل يعمل طيلة العام من أجل تحقيق التميز والتطوير المستمر لأداء العمل. ويعنى المكتب بمحاور إدارية ثلاثة لتمكينه من تحقيق العديد من خطوط التميز.

المحاور الإدارية

يتم العمل في مكتب الوكلاء الموحد ضمن المتوالية التالية:

 

التخطيط

يقوم مكتب الوكلاء الموحد بتبني المقترحات التي أثبتت الدراسة الميدانية فاعليتها. ويتم ترجمتها إلى واقع عن طريق إدراجها واعتمادها في دليل إجراءات العمل وفي الخطط التشغيلية للحج القادم.

التوجيه

ابتداء من شهر رجب من كل عام توضع برامج لخطط الحج . ويقوم المسئولون التنفيذيون بوضع الخطط التشغيلية وإخضاعها للدراسة المستفيضة . ثم يتم البدء بتعيين الموظفين وتدريبهم وتوفير احتياجاتهم من معدات وآليات لتنفيذ العمل.

التقييم

مع انتهاء موسم الحج وكثمرة لعمليات الرقابة وتقييم الأداء اليومي، يقوم مكتب الوكلاء الموحد بإقامة ورش العمل التي تشارك فيها إداراة البحوث والعمليات والإدارات الأخرى. ويتم خلالها بتقييم أداء موسم الحج المنصرم بإيجابياته وسلبياته. وتجمع الاقتراحات الخاصة بتحسن أداء العمل. ثم تبدأ حينها دورة أخرى جديدة من أعمال التخطيط والتوجيه والتقييم لتحسين الخدمات لحجاج بيت الله الحرام بشكل مطرد وتحقيق رغبة قيادة البلاد الرشيدة في تيسير أعمال الحج للحجاج.

 

 

 مرحبا بكم فى مكتب الوكلاء الموحد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

من نحن

 

 

 

 

 

 

 

 

جديدنا